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Service d'appui à la recherche, à l'innovation et à la création (SARIC) de l’Université de Sherbrooke
Un mandat ReVALEUR : pour mesurer la charge de travail et centraliser les données
Pour que les professeur.e.s puissent se consacrer à leurs activités de recherche, le Service d’Appui à la Recherche, à l’Innovation et à la Création (SARIC) a mis en place un vaste ensemble de services et dispose d’une équipe d’appui chevronnée.
Défi
Toutefois, la charge de travail imputée à chaque conseiller n’était pas mesurable en temps réel. Les données recueillies n’étaient pas centralisées et la complexité variable des dossiers rendait l’amalgame incohérent. Les données servaient donc de statistiques annuelles plutôt que d’outil de gestion.
Mandat
Améliorer l’interface des tableaux de bord
Sortir les données selon des paramètres pertinents
Avoir accès aux données en temps réel
Action
- Automatisation du regroupement de plusieurs sources d’informations en temps réel et vision de la charge de travail de chaque conseiller.
- Compréhension de la source des délais puisque chaque étape porte maintenant une date de fin.
- Beaucoup plus de questions d’affaires qui peuvent être répondues avec la même source d’information et donc, des prises de décisions plus éclairées.
Les tableaux de bord me permettent désormais de gérer la charge de travail en temps réel et affecter les nouveaux dossiers, selon leur complexité, à des conseillers qui peuvent les traiter efficacement et plus rapidement. En plus, ces outils m’ont également permis de déléguer la tâche d’affectation des dossiers. Puisque je reçois beaucoup moins de courriels de suivi et que j’ai transféré une partie de mon travail de planification, je peux désormais me consacrer à des aspects plus stratégiques de mon travail.
